Zusammen besser – Wenn Buchhaltung und die IT an einen Tisch kommen

Kann es etwas Trockeneres geben als Buchhaltung? Bebrillte Damen und Herren mit strengen Frisuren und Krawatten schieben Rechnungen hin und her – Eintönigkeit und Monotonie sind nahezu synonym mit „Buchhaltung“ zu verwenden… Ohoh. Völlig zurecht fühlen sich jetzt mindestens 90% Prozent aller Buchhalter und Buchhalterinnen auf den Schlips getreten. Erst Recht, wenn sie hier in der Invitel Unternehmensgruppe arbeiten. Nicht nur, dass sich ohne diese fleißigen Bienchen die Welt des Geldes nicht weiterdrehen würde, nein, man würde auch ihren Teamgeist und ihre Innovationskraft untergraben. Und die wahrhaft genialen Ergebnisse entstehen, wenn sich diese unterschätzte Spezies mit zwei weiteren, leider nicht minder vorurteilsbehafteten Berufsständen zusammentut und an der Verbesserung der Invitel-Welt tüftelt. Die Rede ist von einem Tool, welches die IT, das Controlling und die Betriebswirtschaft gemeinsam erarbeitet haben und welches die Effizienz unserer Serviceprojekte auf ein völlig neues Level hebt.

Doch fangen wir von vorn an. In der Betriebswirtschaft dreht sich alles rund ums Thema Geld: Es werden Rechnungen geschrieben, Einnahmen verbucht, interne Leistungen verrechnet und vergebene Aufträge beglichen. Für interne Analyse- und Controllingprozesse ist es von besonderer Bedeutung, dass nicht nur nachvollzogen werden kann, dass Geld bezahlt wurde, sondern auch bestimmten Bereichen oder Projekten zugeordnet werden kann.

Gerade im Hinblick auf das Projektcontrolling ist eine akkurate Zuordnung der Rechnungen unerlässlich. Aber was heißt es eigentlich eine Rechnung korrekt zu erfassen? Die Rechnung wird einfach dort verbucht, wo sie anfällt, oder? Ja und Nein. Natürlich müssen alle externen Rechnungen – also die Rechnungen, die zwischen uns und den Auftraggebern gestellt werden – beim jeweiligen Vertragspartner erfasst werden. Für die interne Betrachtung ist der Prozess damit jedoch noch nicht abgeschlossen. Die Zuordnung der Rechnungen muss so erfolgen, dass die Forderung oder Verbindlichkeit dem Unternehmen des Konzerns zugeordnet wird, welches die beschriebene Leistung erbracht oder bezogen hat. Bei 28 Betrieben in 15 Gesellschaften ist das keine Kleinigkeit. Was anders gestrickten Persönlichkeiten wie übertriebene Korrektheit vorkommen kann, bildet jedoch eine Grundlage dafür beurteilen zu können, welche Projekte sich gut selbst tragen, und wo vielleicht nachgesteuert werden muss.

Um aber die Performance unterschiedlicher Projekte eines Auftraggebers oder auch einzelne Kampagnen aufgeschlüsselt betrachten zu können, um dann daraus die richtigen Schlüsse für die Entwicklung ziehen zu können, reichen akkurat dargestellte Geldflüsse allein nicht aus.

Was bislang also vor allem in den Verantwortungsbereich der Betriebswirtschaft fiel – zur buchhalterischen Verarbeitung alle extern und intern gestellten Rechnungen mit einer Finanzdimension versehen, korrekt weiter buchen, saubere Zuordnung gewährleisten usw. – findet nun eine wichtige gemeinsame Teilmenge mit dem Bereich Unternehmensplanung und Controlling. Denn das ist der Zielort für eine ganze Reihe weiterer Projektkennzahlen, die direkt aus der Operativen kommen. Daten, die auch die Qualität der Leistung zur Beurteilung freigeben, und solche, die die Teamsituation sowie die Leistung der Individuen vergleichbar machen, sind hier en masse verfügbar. Die Kunst liegt ganz offenbar darin, zu wissen, welche Daten welche Art von Analyse zulassen, und wann man Gefahr läuft, Äpfel mit Birnen zu vergleichen.

Diese Erkenntnis mag auf der Ebene der Controller und Betriebswirte vielleicht nur eine hoch gezogene Augenbraue hervorrufen, da dies ihr täglich Brot ist. Nun sind es aber eben nicht diese Controller und Betriebswirte, die tatsächlich jeden Tag vor ihren Teams stehen, in denen es deutlich heterogener zugeht, als in einem so „abgeschlossenen“ administrativen Bereich. Völlig unterschiedliche Ausgangspositionen was Schulabschluss, Ausbildung und Berufserfahrung angehen, machen es nötig, dass die Vermittlung der relevanten Rahmenbedingungen mit Fingerspitzengefühl geschieht. Unsere Führungskräfte sollen mit Herz und Verstand führen, und das können sie besser, wenn sie verstanden haben, worum es geht. Worauf wir hinauswollen: Die Aufbereitung und Präsentation aller projektrelevanten Daten gehören zu den Faktoren, die am langen Ende erfolgsentscheidend sind.

Aus diesem Grund haben die Betriebswirtschaft und vor allem auch das Controlling sich mit der IT an einen Tisch gesetzt und die Anforderungen an ein Tool gesammelt, welches dies alles leisten kann. In permanentem Austausch miteinander wurde dann von unseren Entwicklern in der IT ein Instrument hervorgebracht, welches sich an den Informationsbedürfnissen derjenigen orientiert, die die Zahlen produzieren. Vergleiche, historisch und aktuell, sind nun auf einen Klick möglich, und nach intensiver Projektarbeit konnte im August die Betaversion präsentiert werden. Nicht nur Projekte, auch Standorte, Teams und einzelne Kampagnen lassen sich damit in ihrer Performance visualisieren. Noch leichter als vorher können Ergebnisbeiträge der einzelnen Projekte beziffert werden, aber auch Baustellen frühzeitig erkannt und angegangen werden. Dank der intensiven Vernetzung untereinander haben im Ergebnis viele Bereiche etwas von diesem Novum. Besonders die Kollegen von Vertrieb waren begeistert darüber, wie sie direkt beim Kunden auch ohne aufwändige Exceltabellen die Performance veranschaulichen können.

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Und genau diese Vernetzung wird das Tool in der nahen Zukunft weiter reifen lassen, denn wie immer in der Invitel Unternehmensgruppe ist konstruktive Kritik ausdrücklich erwünscht, damit wir alle gemeinsam besser werden können.

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Über Uns

Die Invitel Unternehmensgruppe ist einer der führenden Anbieter für Prozess-Services in Deutschland. 15 Unternehmen in 3 Marken unter dem Dach der Invitel Unternehmensgruppe setzen je nach Aufgabenstellung individuelle Projekte für Unternehmenskunden im Netzwerk um.

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