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Von gutem Zeitmanagement und lästigen Zeitfressern

Für jeden von uns hat der Tag nicht mehr als 24 Stunden. Dabei scheint die Zeit oftmals viel zu knapp – sie verrinnt, ohne dass wir sie aufhalten, vermehren oder gar abspeichern können. Sowohl im beruflichen als auch privaten Bereich sollten wir daher unsere Zeit besser einteilen und sinnvoll nutzen.

Der Berg an Aufgaben und Verpflichtungen im Büroalltag erweckt oftmals den Eindruck, unüberwindbar zu sein. Doch was hilft uns, um unser tägliches Tun zu erleichtern und besser zu strukturieren?

Tipps für ein gutes Zeitmanagement

Nicht nur für die Mitarbeiter und Kollegen im Service Center sind effektive Ziele der eigenen Aufgabenbereiche wichtig – als selbstgesteckte und vor allem erreichbare Ziele zur Überprüfung und Optimierung einzelner Arbeitsabläufe, zur Abarbeitung eines realistischen Arbeitspensums mithilfe von erstellten Prioritäten-Listen und zur Förderung eines guten Zeitmanagements.

Faktoren, die dabei Ihr Zeitmanagement begünstigen und unterstützen können, sind das Erstellen realistischer Tagespläne, Ausstellen von Störfaktoren während der Arbeit und das Nutzen von Arbeitshilfen wie beispielsweise vorgefertigte Vorlagen oder Checklisten. Wichtig sind zudem Entscheidungen zu priorisieren, den eigenen Arbeitsplatz übersichtlich zu organisieren und den eigenen Biorhythmus mit der entsprechenden Leistungskurve zu beachten.

Zeitfresser = unser Feind

Ein Faktor, der uns allen viel zu oft von der Arbeit abhält, sind die sogenannten Zeitfresser. Sie treten zu oft und in zu hoher Zahl auf und reißen uns jedes Mal aus unserer Arbeit heraus. Sich dann wieder auf die Arbeit zu konzentrieren, fällt schwerer und bedarf einer längeren Anlaufzeit.

Zeitfresser können Störungen von außen wie das Klingeln des Telefons, Bewältigen von unvorhersehbaren Problemen oder der Besuch von Kollegen inmitten einer intensiven Arbeitsphase sein. Aber wir selbst können auch Zeitfresser auslösen und müssen lernen, auch mal Nein zu Wünschen und Zusatzaufgaben zu sagen – höflich, aber unmissverständlich. Auch wenn wir andere gern unterstützen und unseren Verpflichtungen in vollem Maße nachkommen möchten, ist keinem geholfen, wenn die täglichen Aufgaben nicht bearbeitet werden können, weil ein zweiter Stapel mit Sonder-Aufgaben dazukam. Vereinbarungen sollten daher nur getroffen werden, wenn sie auch realtisch sind. Dennoch gilt: Verpflichtungen und Aufgaben, die Sie annehmen, sollten auch vereinbarungsgemäß erfüllt werden.

Was kann noch helfen, die Zeit besser zu organisieren?

Ein geordnetes Arbeitspensum gibt Ihnen einen konkreten Überblick und Ihrer Arbeit eine bessere Struktur. Mit der ABC-Analyse beispielsweise können Sie tägliche Aufgaben in „wesentlich“ und „unwesentlich“ unterteilen und nach den Bereichen A, B und C strukturierter abarbeiten.

Ebenso hilfreich ist es, den nächsten Arbeitstag kurz vor Feierabend zu planen, den Biorhythmus und die individuelle Leistungskurve dabei zu beachten und Zeitpuffer für Unvorhergesehenes einzubauen. Setzen Sie sich zudem Zeitlimits für Aufgaben, verplanen Sie aber nicht den ganzen Tag und schieben Sie Aktivitäten niemals auf, sondern setzen Sie sich dafür Zwischenziele mit einem konkreten Erfüllungstermin.

Mit einigen Tipps für ein gutes Zeitmanagement kann der Haken für „Erledigt“ von Aufgaben schneller gesetzt und das tägliche Tun wirtschaftlicher gestaltet werden.

 

Foto: © Coloures-pic – Fotolia.com

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