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Schulung 2.0 mit Whiteboards

Die Weiterbildung der Mitarbeiter durch effiziente Schulungen ist eine Herzensangelegenheit der Invitel Unternehmensgruppe. Denn vor allem die fachlichen und kommunikativen Kompetenzen jedes einzelnen Kundenberaters garantieren unseren Gesamterfolg und damit auch den unserer Auftraggeber. Dabei setzen wir verstärkt auf neueste digitale Systeme, die uns hierbei unterstützen. So helfen neben unserer E-Learning-Plattform (ILSE) und den Webinaren nun auch Whiteboards dabei, Mitarbeiter zu schulen – und das parallel an verschiedenen Standorten gleichzeitig. Kathrin Redlin, Leitung Training, erläutert im heutigen Blogbeitrag welche Schritte nötig waren, damit diese neue Technik Eingang in unsere tägliche Aus- und Weiterbildungspraxis finden konnte.

In unserem Trainingsbereich ist der Einsatz digitaler Technik nicht mehr wegzudenken. So unterstützt uns bereits seit Anfang 2016 die interaktive Schulungs- und Lerneinheit (ILSE), eine Kombination aus Learning-Management-System, Autorensystem und Dokumentenmanagement-System, bei unserer Tätigkeit. Ihre Module, die entsprechend auf die jeweilige Lerneinheit abgestimmt sind, ergänzen so einerseits unsere klassischen Gruppenschulungen. Andererseits können sie ebenso für das individuelle Selbststudium der Mitarbeiter genutzt werden – und das direkt am Arbeitsplatz. Nötige Weiterbildungen können so modular und flexibel im Tagesgeschäft des Kollegen eingebettet werden.

Die logistischen Herausforderungen einer Schulung mehrerer Mitarbeiter unterschiedlicher Standorte mit gleichen Lernzielen lösten wir in der Vergangenheit hauptsächlich mithilfe von Webinaren. In diesen virtuellen Klassenräumen kann unser Trainer von einem Standort aus die Lerninhalte überall in Echtzeit hin vermitteln. Bildschirmübertragung, Headsets und/oder Videokameras gewährleisten hierbei die ständige Rückkopplung zwischen Trainern und Teilnehmern und machen gemeinsame Lernerfolge nachvollziehbar. Besonders für die Schulung der Kollegen unserer MicroUnits, also an Standorten, an denen aufgrund der Größe im Einzelnen eher wenige zu schulende Mitarbeiter sind, können wir damit den Schulungsbedarf standortübergreifend gebündelt durchführen.

Mit Whiteboards noch interaktiver

Eine Weiterentwicklung dieses virtuellen Klassenraums bieten seit Anfang 2018 unsere Whiteboards. Denn diese digitalen Tafeln ermöglichen zusätzlich einen interaktiven Zugang der Schulungsteilnehmer. Doch wie funktioniert das genau? Ähnlich wie bei einem Webinar vermitteln unsere Trainer hier – durch Videokameras und Headsets unterstützt – Mitarbeitern an verschiedenen Standorten in Echtzeit fachliches Wissen. Das Besondere ist, dass jeder Teilnehmer dabei am Board aktiv „mitmachen“ kann. Denn auf diesem können direkt Inhalte und Gedanken erarbeitet und veranschaulicht werden. Wer etwas beisteuern möchte, wird über den Trainer entsprechend zum Board geschaltet. Ein aktiveres Lernen ist so möglich. Um die Klasse dabei im Blick zu haben, helfen der Lehrkraft neben dem Headset ein Live-Videofeedback sowie ein zusätzlicher Bildschirm. Der Trainer kann sich also mit seiner Klasse jeder Zeit austauschen und sie so didaktisch anleiten.

Wichtige Testphasen für den optimalen Dauereinsatz

Bevor wir diese neue Technik sinnvoll in unsere Weiterbildungspraxis integrieren konnten, mussten technische wie auch praktische Herausforderungen bewältigt werden. Dafür arbeiteten wir mehrere Wochen intensiv mit unserem IT-Bereich zusammen. Am Anfang stand zunächst die Frage nach der generellen Anwendung eines Whiteboards für unsere Aus- und Weiterbildungen. Dazu wurden bereits im vergangenen Sommer neue Mitarbeiter in der MicroUnit Stendal testweise über solch ein Board geschult. Dass sich der Whiteboard-Einsatz durchaus lohnt, war deutlich zu auszumachen. Gleichsam stellte sich aber auch heraus, dass dafür wichtige technische und didaktische Anpassungen notwendig waren.

Anfang 2018 starte deswegen die erste heiße Testphase. In verschiedenen Testschulungen wurde die praktische Umsetzung der Wissensvermittlung über das Board näher betrachtet. Es sollten so nötige Grundvoraussetzungen für zukünftige standarisierte Whiteboard-Schulungen definiert werden. Im Speziellen stand die Frage im Raum, für welche Schulungsgruppen wie auch -inhalte sich diese digitale Weiterbildung eignet. Denn was nützt die neueste Technik, wenn die Lernziele so nicht erreicht werden können.

Für uns hat sich dabei herausgestellt, dass das Whiteboard vor allem für die Ausbildung neuer Mitarbeiter für Bestandsprojekte sinnhaft ist. Denn zeitgleich wie auch nach der Schulung finden die frisch ausgebildeten Servicekräfte direkt vor Ort in den Bestandmitarbeitern kompetente Ansprechpartner, die zudem auch die temporäre Betreuung bzw. Patenschaft übernehmen können. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter nach ihrer Grundausbildung auch die Möglichkeit bei Fragen die Service Einheit – ein Team von fachlichen Ansprechpartnern – zu kontaktieren. Die Kollegen schalten sich einfach per Fernzugriff auf den PC des Mitarbeiters,
um bei der Lösungsfindung zu unterstützen.

Aber auch die Gruppengröße war ein bestimmender Punkt bei der Erprobung der Boards. Also: Wie viele Menschen an wie vielen verschiedenen Orten kann ein Trainer noch effizient schulen? Unsere Testungen ergaben für uns und unsere gewünschten Lernerfolge eine maximale Zahl von 14 Teilnehmern. Dabei sollten nur bis zu 3 unterschiedliche Standorte involviert sein und die jeweilige Einzelgruppengröße pro Standort nicht mehr als 6 Kollegen betragen.

Methodisch und didaktische Schulung der Trainer

Ein weiteres wichtiges Thema war die Schulung unserer Trainer und Assistenztrainer auf die neue Technik. Gemeint ist dabei nicht nur der Umgang mit dem Board an sich, sondern vor allem mussten klassische didaktisch-methodische Lehrmethoden gemeinsam weiterentwickelt werden – schließlich funktioniert eine „digitale“ und interaktive Schulungsgruppe anders als eine Klasse mit einem Trainer direkt vor Ort. Zu Gute kamen uns hier unsere umfangreichen Erfahrungen, die wir durch unsere Webinare gesammelt haben. Schulungsabläufe, Gruppenübungen, Ausarbeitungen u. Ä. wurden so entsprechend angepasst, erweitert, erprobt und jeweils in Testschulungen überprüft. Natürlich ist dieser Prozess noch nicht in seiner Gänze abgeschlossen, sondern wird durch den Umgang mit dem Whiteboard weiterhin stetig angepasst.

Um die hohe Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewährleisten, stellte sich außerdem heraus, dass neben der Technik zusätzlich menschliche Verstärkung vor Ort von Nöten war. Der Teamleiter wird deswegen verstärkt mit eingebunden: Er schaut so während der Schulung zwischendurch immer einmal bei den Teilnehmern nach dem Rechten und unterstützt so den kilometerweit entfernten Trainer.

Möglichkeiten über das Training hinaus

Mit diesen vielen gewonnenen Fakten und der gezielten Weiterentwicklung wurde Ende Februar die letzte Testschulung mit 14 Mitarbeitern, verteilt an den Standorten Aschersleben, Mühlhausen sowie Weimar und geschult von einem Trainer in Braunschweig, erfolgreich absolviert. Die Endergebnisse waren überaus positiv, sodass nun mithilfe unserer erarbeiteten Grundlagen unsere Whiteboard-Weiterbildungen standardisiert durchgeführt werden können. Mit den beiden festen „Schulungs-Basisstationen“ in Braunschweig und Magdeburg, von denen aus unsere Trainer nun arbeiten, sind die Schulungen mit den Boards ein wichtiger neuer Baustein in unserem Fortbildungsbereich.

Doch auch der Einsatz der Whiteboards darüber hinaus ist zukünftig geplant. Vor allem bei standortübergreifenden Projektarbeiten oder bei Besprechungen der Führungskräfte sollen sie dann helfen, räumliche Distanzen zu überbrücken. Weg, Zeit und damit vor allem auch Kosten können dadurch effizient gespart werden. So nutzt z. B. unser IT-Bereich bereits die Boards zur Abstimmung und Planung von Prozessen mit den Entwicklern an unserem Standort auf Gran Canaria.

Es bleibt also spannend und wir freuen uns über die vielen neuen Kommunikationsmöglichkeiten mit den Whiteboards.

 

Mehr als nur Schulung – Ein Blick hinter die Kulissen des Trainings

sarah-balzerDer Trainingsbereich ist vermutlich jedem aus der Invitel Unternehmensgruppe ein Begriff, unsere Trainer kennt bestimmt jeder Mitarbeiter. Sie reisen von Standort zu Standort, bilden aus, schulen oder begleiten. Aber was genau steckt alles dahinter, damit das funktioniert?
Sarah Balzer, Auszubildende „Kauffrau für Büromanagement“, gibt uns heute einen Einblick in den Trainingsbereich und die Aufgaben die, neben Schulungen und Coachings, zum Alltag der Trainer gehören: Was alles organisiert und geplant werden muss, um neue Mitarbeiter erfolgreich zu schulen und was zusätzlich zu den zahlreichen Aufgaben eines Mitarbeiters im Trainingsbereich gehört.
Sarah geht mit uns Schritt für Schritt die Aufgaben durch.

Wir starten mit der Planung und Organisation der Schulungen.
Am Anfang steht die Bedarfsmeldung, also die Information aus den Projekten, wie viele neue Mitarbeiter benötigt und vermutlich bald eingestellt werden. Diese Meldung ist die Basis für unsere Quartalsplanung, anhand derer wir die einzelnen Schulungen an den verschiedenen Standorten planen.
Steht diese Planung, wird sie an alle wichtigen Schnittstellen verschickt. Dazu gehören die Rekrutierung, die Zentrale Planung und Steuerung sowie die Standort- und Projektleiter.
Die Rekrutierung informiert die Bewerber und die Standorte können die Schulungsleiter stellen. Schulungsleiter sind Mitarbeiter aus dem Betrieb, die ergänzend zu unseren Trainern eine Schulung übernehmen.
Bevor wir zum nächsten Schritt kommen, ist es erforderlich, sich mit den Standorten abzusprechen. Welche Schulung wird von welchem Schulungsleiter (auch Multiplikator genannt) übernommen? Wie sind die Schulungszeiten? Wo findet die Schulung statt?  Wer führt den Kennenlerntag durch? Der Kennenlerntag ist der wichtige erste Tag einer Schulung. Die Mitarbeiter lernen ihre Schulungsgruppe und ihren Teamleiter kennen, werden durch den Standort geführt und erhalten die Datenschutz- und Arbeitsschutzunterweisung. Der Austausch mit den Standortleitern und deren Assistenten ist also enorm wichtig für uns. Bei Projekten, die neu sind oder nicht regelmäßig geschult werden, benötigen wir einen genauen Ablaufplan, in dem die einzelnen Schulungsinhalte aufgeführt sind. Dieser Ablaufplan und die oben genannten Informationen vom Standort sind die Grundlage für die Erstellung des Schulungsplanes für den einzelnen Mitarbeiter.

Der Schulungsplan markiert den Übergang zum nächsten Schritt. Er wird vor dem Start der Schulung erstellt und dem neuen Mitarbeiter am Kennenlerntag ausgehändigt. Dieser Schulungsplan wird spätestens einen Tag vor Start zusammen mit der Teilnehmerliste an den jeweiligen Standort, an die Planung und Steuerung und an den Schulungsleiter verschickt. Bis spätestens dahin sollten wir auch eine Anforderung für die Lerneinheiten in der ILSE erhalten haben. Die ILSE ist unsere Interaktive Lern- und Schulungseinheit, unser sogenannter „virtueller Trainerkollege“. Dort gibt es eine Vielzahl an E-Learning-Einheiten und Online Trainings, die für unsere Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Die Anforderung muss vom Standort- oder Projektleiter gestellt werden. Wir benötigen sie, um in der ILSE eine neue Zielgruppe anzulegen und dem Schulungsleiter und den Teilnehmern die angeforderten Lerneinheiten zuzuweisen.

Wird die Schulung durch einen unserer Trainer durchgeführt, buchen wir das Hotel, die Fahrkarten oder ein Poolfahrzeug – womit wir beim nächsten Schritt sind. Wir versuchen für unsere derzeit 13 Trainer das Reisen so angenehm wie möglich zu gestalten. Der eine fährt lieber mit dem Auto, der andere reist lieber mit der Bahn. Wir müssen dennoch auf die Wirtschaftlichkeit achten und können nicht immer alle Wünsche erfüllen.
Während der Schulung schicken uns die Schulungsleiter die täglichen Schulungszeiten. Da die Schulungszeiten zur Arbeitszeit der neuen Mitarbeiter zählen, kontrollieren wir diese. Es ist darauf zu achten, dass die Teilnehmer während der Schulungszeit keine unnötigen Minusstunden aufbauen.

Kommen wir zum nächsten und letzten Schritt, der Nachbereitung.
In jeder Schulung werden Teilnehmerlisten und Seminarbewertungen ausgefüllt. Diese Unterlagen werden uns im Anschluss zur Verfügung gestellt. Wir erfassen anhand dieser Listen die Schulungsteilnehmer in unserer Schulungsdatenbank. Dieses Vorgehen dient dem Abgleich gemeldete Teilnehmer vs. neu geschulte Mitarbeiter im Projekt im Anschluss an die Schulungsphase. Wir scannen die Unterlagen ein und legen sie auch in Papierform entsprechend ab. Dieser Schritt dient der reinen Dokumentation. Die Seminarbewertungen werden auf Unstimmigkeiten kontrolliert. Zur Nachbereitung gehört auch die Erstellung einer Teilnahmebestätigung, die der Mitarbeiter erhält.
Da alle Mitarbeiter bestimmte Lerneinheiten (z.B. Datenschutz oder Kommunikation Grundmodule) während der Schulung absolvieren sollten, ziehen wir nach jeder Schulung eine Auswertung aus der ILSE. Anhand dieser können wir sehen, welche Lerneinheiten wirklich absolviert wurden. Auf Anforderung der Führungskräfte stellen wir ihnen die Auswertungen zur Verfügung.

Dies sind grundlegende administrative Aufgaben, die hinter der Planung und Organisation von Schulungen stecken. Hinter dem Trainingsbereich allgemein steckt aber noch einiges mehr:

  • Wir planen neben den Schulungen für Mitarbeiter auch die Ausbildung der Führungskräfte und PowerUser/fachlichen Ansprechpartner (FAP). Wir organisieren die Termine nach den Ausbildungskonzepten. Viele Listen, eine beachtliche Übersicht über Teilnehmer, Termine und Themen in einer umfangreichen Datenbank gehören zu unserem täglichen Doing.
  • Bei Ausbildungen, die im Anschluss eine Prüfung beinhalten, erstellen wir ein Zertifikat.
  • Wir terminieren und organisieren Begleitungen der Power User/FAP oder Teamleiter durch unsere Trainer.
  • Wir legen Anforderungen von Lerneinheiten für Bestandsmitarbeiter oder Webinaren in der ILSE an.
  • Wir versorgen die Trainer mit Schulungsmaterialien.
  • Wir sind Ansprechpartner, wenn es darum geht Präsentationen, Schulungsunterlagen, Ausbildungskonzepte usw. zu erstellen oder „aufzuhübschen“.
  • Finden Termine wie Besprechungen oder Ausbildungsmodule bei uns in Helmstedt statt, sind wir für die Bewirtung zuständig.
  • Wir kontrollieren die Reisekosten aller Trainer, erfassen Krankmeldungen, melden unsere Trainer zu Weiterbildungen oder Trainer Checks an
  • und vieles mehr…

Als Assistenzen des Trainingsbereiches sind wir Organisationstalente, die immer flexibel auf Änderungen oder Herausforderungen reagieren.
Dazu  haben wir immer ein offenes Ohr für unsere Trainer und versuchen sie mit unserer Arbeit so gut es geht zu unterstützen. Wir sind die kleine „Trainerfamilie“.
Wir sind manchmal Wochen oder Monate lang Kilometer weit von ein andere entfernt. Wir haben täglich Kontakt und freuen uns auf jedes Wiedersehen.

Wir hoffen der Blick hinter die Kulissen ist uns gelungen und es ist deutlich geworden, dass zum Trainingsbereich mehr gehört, als die reine Vermittlung von Wissen. In unserem Bereich wird es nie langweilig. Es gibt immer wieder Änderungen und neue Projekte, die neue Aufgaben mit sich bringen. Anders kennen wir es nicht und anders würden wir es uns auch nicht wünschen!

Über Uns

Die Invitel Unternehmensgruppe ist einer der führenden Anbieter für Prozess-Services in Deutschland. 15 Unternehmen in 3 Marken unter dem Dach der Invitel Unternehmensgruppe setzen je nach Aufgabenstellung individuelle Projekte für Unternehmenskunden im Netzwerk um.

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