Vergangenheitsbewältigung der besonderen Art – der Jahresabschluss

anne-krueger-001Im Januar dieses Jahres hat Anne Krüger die Bereichsleitung der Betriebswirtschaft in der Invitel Unternehmensgruppe übernommen. Eine ihrer ersten großen Aufgaben ist es, den Jahresabschluss des vorangegangenen Geschäftsjahres zu erstellen – natürlich nicht allein, sondern mit Hilfe des ganzen Teams. Was dafür so zu tun ist, berichtet sie in diesem Blogbeitrag.

Gefühlt hat das neue Jahr gerade erst begonnen und schon sind wir wieder mittendrin im Alltag und stellen uns den neuen Herausforderungen. Mit fast jedem Jahreswechsel gibt es bekanntlich viele Neuerungen, insbesondere neue gesetzliche Vorgaben, die es zu beachten gilt. So wird künftig beispielsweise der Grundfreibetrag bei der Einkommenssteuer angehoben, die Künstlersozialabgabe sinkt, der Mindestlohn steigt auf 8,84 € und auch die Verlustverrechnung wird neu geregelt. All diese Punkte sind offensichtlich auf die Betriebswirtschaft bezogen, stellen dabei jedoch natürlich nur einen kleinen Teil der Neuerungen dar, die mit dem Jahreswechsel 2017 für uns Gültigkeit bekommen haben.

Doch nicht nur das neue Jahr fordert unseren Arbeitseinsatz, auch das alte Jahr gehört für uns noch nicht der Vergangenheit an.
Jedes Jahr wird in der Betriebswirtschaft der Jahresabschluss erstellt. Dabei handelt es sich um den kaufmännischen Abschluss aller buchhalterischen Geschäftsvorfälle des vergangenen Jahres. Es wird darin das gesamte Betriebsvermögen den aufgebauten Schulden gegenübergestellt und es werden alle Erträge und Aufwendungen des vergangenen Geschäftsjahres dargestellt. Eine externe Wirtschaftsprüferkanzlei muss den Abschluss offiziell testieren. Schließlich wird er im Bundesanzeiger veröffentlicht, so dass jeder Zugriff hat. 

Die Aufgabe des Jahresabschlusses besteht grundsätzlich darin, den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens darzustellen. Dies dient einerseits dem Zwecke der Information für unsere externen und internen Stakeholder. Hierunter fallen beispielsweise Banken, mit denen wir in geschäftlichen Beziehungen zueinander stehen, potenzielle Auftraggeber, die unsere Zuverlässigkeit als künftigen Partner einschätzen wollen, sowie Bestandmitarbeiter und interessierte Bewerber. Andererseits bildet der Jahresabschluss auch die Grundlage für die Unternehmensbesteuerung.Es ist also von größter Wichtigkeit, dass der Jahresabschluss korrekt und natürlich nach neustem gültigen Recht aufgestellt wird.

Doch nicht nur der Inhalt, auch der zeitliche Aspekt der Erstellung ist von großer Bedeutung, gerade auch für externe Interessengruppen. Hierfür haben wir uns auch in diesem Jahr wieder einen straffen Zeitplan auferlegt. Alle Buchungen des vergangenen Jahres müssen auf ihre Sinnhaftigkeit überprüft werden, Belege und Nachweise müssen erstellt bzw. eingefordert werden, sodass wir ein stimmiges Bild erhalten und eine Gesamtübersicht über das Jahr 2016 in Form des Jahresabschlusses erstellen können. Dafür ist es wichtig, dass alle Geschäftsvorfälle auch dem Jahr zugeordnet werden, welches sie betreffen. Ein fiktives Beispiel zur Veranschaulichung: Wir führen im Dezember Renovierungsarbeiten durch. Die Überweisung des Rechnungsbetrags erfolgt von uns jedoch erst im Januar. Das Geld fließt also im Januar, der Aufwand muss jedoch noch im Dezember erfasst werden.

Da wir als Invitel Unternehmensgruppe nicht als Einzelfirma auftreten, sondern als Gemeinschaft oder auch im Konzern agieren, haben wir mit der Zeit eine ganze Reihe von Tochterunternehmen, bzw. Schwesterunternehmen aufgebaut. Die Invitel Unternehmensgruppe umfasst aktuell 15 Gesellschaften mit einigen anhängigen Niederlassungen. Für all unsere Unternehmen müssen wir in der Betriebswirtschaft einen separaten Jahresabschluss erstellen. Ein enormes Pensum, was nicht nur einen guten Plan, sondern auch kluge Köpfe in dessen Bearbeitung voraussetzt.   

Dafür arbeiten bei uns in der Buchhaltung vier Mitarbeiterinnen, die den Rechnungseingang und Rechnungsausgang bearbeiten und systemisch erfassen. Zwei der Damen unterstützen uns bereits vielen Jahre und konnten sich so einen enormen Wissensschatz aneignen. Mit dem weiteren Anwachsen der Unternehmensgruppe kamen noch zwei weitere Kolleginnen als Verstärkung hinzu. Auch die notwendigen Umbuchungen, die durch den Buchungsschluss des vergangenen Monats oder Jahres entstehen, werden hier verarbeitet. Ein weiterer Mitarbeiter ist für alle Zahlungsflüsse der Unternehmensgruppe zuständig und wacht damit auch über die Liquidität, also unserer Zahlungsfähigkeit. Drei weitere Mitarbeiter arbeiten an übergeordneten Themen, wie der Erstellung des Monats- und Jahresabschlusses, den Steuermeldungen und Schnittstellenthemen. Das Team der Betriebswirtschaft ist damit komplett. Da wir mit der weiteren Expansion der Unternehmensgruppe, u.a. durch die Neugründungen der MicroUnits, jedoch an unseren kapazitiven Grenzen stoßen, werden wir das Team in nächster Zeit verstärken, um auch den zukünftigen Anforderungen gewachsen zu sein.

Also bleiben Sie gespannt auf den nächsten Blogbeitrag aus der Betriebswirtschaft. Darin werde ich Ihnen das neue Team und insbesondere deren neuste Mitglieder näher vorstellen.

Mit freundlichen Grüßen

Anne Krüger

 

Jahresplanung – mehr als eine Glaskugel

Florian RecniczekFlorian Rezniczek, seines Zeichens Bereichsleiter Betriebswirtschaft, gibt uns einen kleinen Einblick in das Thema Jahresplanung und die mit der Erstellung verbundenen Herausforderungen, welchen sich er und seine Mitarbeiter immer wieder gegenübergestellt sehen …

Um eine langfristige Vision für ein Unternehmen erfolgreich umzusetzen, ist die Jahresplanung eines der wichtigsten Instrumente auf dem Weg dorthin. Sie zwingt das Unternehmen, die nächsten notwendigen Schritte zur Realisierung dieser Vision zu bestimmen. Ein Unternehmen ohne Vision kann sich die Jahresplanung sparen bzw. sollte erst einmal mit der Bestimmung der Vision beginnen, da andernfalls ein zielloses Planen zu befürchten ist. Wozu sollten Sie mit der Planung der Kellergröße beginnen, wenn Sie nicht wissen, ob Sie ein Einfamilienhaus, ein Hochhaus oder doch nur ein Gartenhaus bauen wollen? Ohne Planung wird aber auch das Erreichen der Vision zum Glücksspiel und führt in der heutigen Geschäftswelt mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Scheitern. Die Führung der Invitel Unternehmensgruppe verfolgt eine klare Vision – der Umsatz der Invitel Unternehmensgruppe soll bis 2020 die magische Grenze der 100 Millionen erreichen & wir wollen Benchmarkführer beim Thema Sales werden – und deshalb ist es zwingend erforderlich, eine Jahresplanung aufzustellen, um das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Diese muss realistisch sein, um zu motivieren, zu begeistern und anzuspornen, die Ziele gemeinsam zu erreichen.

„Lieber eine Woche nachgedacht, als ein Leben lang hart gearbeitet!“ (Unbekannt) – Diese Weisheit sollte dabei durchaus berücksichtigt werden.

Damit eine Jahresplanung zuverlässige Zahlen und ein realistisches Bild der Zukunft skizziert, müssen verschiedene Faktoren und Parameter beachtet werden. Neben der Vision des Unternehmers und der Vorgaben der Geschäftsleitung ist die gesamtwirtschaftliche Situation auf den Märkten zu berücksichtigen. Das beginnt mit der Planung der Umsatzerlöse, geht weiter über die Personalkosten, zu den betrieblichen Aufwendungen und endet bei der Planung von Zinsen und Steuern. Jede Position ist einzeln, aber auch im Zusammenspiel mit den anderen Faktoren zu bedenken. Der prognostizierte Umsatz kann jedoch noch so schön sein – wenn der Markt die Umsätze nicht bereitstellt oder das benötigte Personal nicht zur Verfügung steht, dann wird das Umsatzziel nicht erreicht werden können. Und selbst wenn diese Faktoren passen, so müssen die anderen Parameter, wie z.B. benötigte Bürofläche und Arbeitsplätze, ebenso rechtzeitig bereitgestellt werden können.

Neben der finanziellen Planung sind für alle Faktoren die nötigen Schritte zu definieren und zu planen, unter der Prognose der Wahrscheinlichkeit. Je weiter man in die Zukunft schaut, umso größer werden die Variablen. Beispielsweise kann nur schwer abgeschätzt werden, wie schnell manch technische Fortschritte vorangetrieben werden und einen Einfluss auf das eigene Geschäftsmodell entwickeln. Das Internet ist erst seit circa 20 Jahren für jedermann verfügbar und die technischen Entwicklungen um dieses Medium herum haben sich in dieser Zeit überschlagen. Auch die zukünftigen Anforderungen von Auftraggebern können nur schwer eingeschätzt werden, je länger der Prognosezeitraum ist. Dennoch ist es für die Erreichung der langfristigen Visionen wichtig, nicht nur ein Jahr zu betrachten, sondern auch darüber hinaus. Je nach Schnelllebigkeit des Marktes und der Branche sind Planungen zwischen drei und fünf Jahren sinnvoll. Die Vision ist an diesen Zeitraum nicht gebunden, sondern kann auch weitaus größere Zeiträume umfassen.

Märkte, Branchen und weitere Faktoren können sich im Laufe der Zeit zwar ändern, aber sie müssen dennoch Eingang in die langfristige Planung finden. So kann verhindert werden, dass allzu kurzfristige Entscheidungen die Realisierung der Vision verhindern. Deshalb ist es wichtig, eine mehrjährige Planung durchzuführen, trotz der Möglichkeit der Veränderungen in den verschiedenen Bereichen. Das Aufstellen der Jahresplanung ist aber nur der Anfang für die Erreichung der Vision und Ziele. Im Laufe des Jahres muss der Plan mit der aktuellen Situation verglichen werden. Sollten es zu Plan- und Ist-Abweichungen kommen, so müssen die Ursachen ergründet und analysiert werden. Nur so können Maßnahmen ergriffen werden, um wieder „auf Kurs zu kommen“. Sollten interne und externe Faktoren die Umsetzung des Plans aber unmöglich machen, so muss dieser überarbeitet und an die neue Situation angepasst werden. Sturheit ist in dieser Situation nicht angebracht. Am Ende einer Planungsperiode muss eine Rückschau erfolgen, um Ergebnisse und Erkenntnisse aus der Vergangenheit für die Zukunft nutzbar zu machen.

Die Planung wird bei uns in erster Linie als Zusammenspiel von den Bereichen Betriebswirtschaft, Controlling und dem Geschäftsführer der Operative durchgeführt, die sich wiederum mit anderen Abteilungen abstimmen. Die Ausgangsfrage lautet immer: Welches Ziel soll verfolgt werden? Dazu werden Erfahrungswerte aus der Vergangenheit herangezogen. Hierbei wird untersucht, ob zukünftige Ziele auch wirklich realistisch sind und welche Stellhebel wir haben, um sie zu erreichen.

Es spielt tatsächlich eine wichtige Rolle, was wir aus Erfahrungen lernen konnten. Mitunter werden Fehler gemacht, die uns aber für die Zukunft helfen, besser vorbereitet zu sein und die Wiederholung der Fehler zu vermeiden. Wenn wir z.B. einen neuen Standort eröffnen wollen, dann wissen wir aus der Vergangenheit, was es ungefähr kosten wird und welche Probleme einkalkuliert werden müssen. So profitieren wir in jedem Jahr erneut von einem guten Zusammenspiel und zahlreichen Erfahrungswerten.

 

Interview: Gerd Weidenbruch aus der Abteilung Betriebswirtschaft

Wie bereits bei unserem Beitrag von Burkhard Rieck angekündigt, werden wir euch weitere Einblicke in unsere Unternehmensgruppe und die verschiedenen Bereiche geben. Heute haben wir einen Mitarbeiter der Betriebswirtschaft, Gerd Weidenbruch, zum Interview gebeten und freuen uns, ihn und seine Geschichte im Unternehmen vorstellen zu können. 

Bitte stellen Sie sich doch einmal kurz vor: Wer sind Sie, wie lange sind Sie schon im Unternehmen tätig und was sind Ihre Aufgaben?

Sehr gern. Mein Name ist Gerd Weidenbruch. Ich bin seit August 2006 Mitarbeiter der Invitel Unternehmensgruppe. Mein entscheidendes Aufgabenfeld in der Abteilung Betriebswirtschaft umfasst die operative Liquiditätsplanung für alle Firmen, die dieser Gruppe angehören. Flankiert wird diese Arbeit durch die tägliche Bankentätigkeit. Bedingt durch die Größe haben wir es hier mit einer hohen Intensität zu tun, bei der es gilt, zeitlich festgesetzte Vorgaben (zum Beispiel die Zahlung von Löhnen, Gehältern und Steuern) termingerecht abzudecken. Des weiteren liefere ich im Rahmen der strategischen Liquiditätsplanung eine Reihe von Zuarbeiten für den Entscheidungsprozess der Geschäftsleitung. Darüber hinaus bin ich in sehr enger Zusammenarbeit mit dem operativen Bereich an der wöchentlichen Berichterstattung der erreichten operativen Ergebnisse aller Unternehmen involviert. Auf Grund der wirtschaftlichen Expansion der Gruppe, die letztlich eine notwendige Arbeitsteilung nach sich zieht, hat sich dieser Anteil jedoch in den letzten Jahren verringert.

                                  Gerd Weidenbruch

Wie groß ist Ihre Abteilung?

Die Betriebswirtschaft gehört zahlenmäßig zu den kleineren Abteilungen. Sie besteht derzeit aus dem Leiter, dem Prokuristen Herrn Rezniczek, 4 Buchhalterinnen und meiner Person.

Mit welchen Bereichen des Unternehmens gibt es Schnittstellen bei Ihrer Tätigkeit?

Ich habe das Glück, durch meine Aufgaben auf sehr viele Schnittstellen verweisen zu können. So habe ich im Rahmen der operativen Liquiditätsplanung vielfältige Kontakte zur Verwaltung, Personalwirtschaft und zum operativen Bereich, da mich diese Abteilungen täglich und/oder wöchentlich und/oder monatlich mit wichtigen Informationen versorgen.

Was ist für Sie besonders spannend an Ihrer Tätigkeit in unserem Unternehmen?

Hier möchte ich noch einmal auf das Spektrum meiner Arbeit verweisen: Planung der Liquidität, technische Arbeiten in den Banken, Berichtserstellung im operativen Bereich. Diese benötigen ja zunächst einmal unterschiedliche Betrachtungsebenen und Herangehensweisen. Die dazu notwendigen Arbeitsinstrumente zur Bewältigung der genannten Aufgabenkomplexe fallen in ihrer Charakterisierung ja auch wieder völlig verschieden aus. Sich diesen differenzierten Denkweisen zu stellen, finde ich sehr spannend und empfinde dies in meiner täglichen Arbeit als ständige (positive) Herausforderung.

Als langjähriger Mitarbeiter konnten Sie die Invitel Unternehmensgruppe bereits sehr gut kennenlernen. Wie haben Sie die letzten Jahre im Unternehmen erlebt?

Eine Antwort im Telegrammstil würde lauten: sehr intensiv. Spätestens seit dem Jahr 2012, der Zugehörigkeit der Simon & Focken GmbH Braunschweig, hat der schon mehrmals erwähnte Expansionsprozess noch einmal einen Schub erhalten. Früher wurde pro Jahr nur eine Firma gegründet und dies auf einem Level, den man aus heutiger Sicht eher als klein einstufen würde. Heute erleben wir mitunter zwei Unternehmensgründungen pro Jahr und in Bezug auf die geplanten Umsätze bewegen sich diese Neugründungen qualitativ auf einem ganz anderen Niveau.

Was ist es, was die Invitel Unternehmensgruppe nach so langer Zeit der Mitarbeit für Sie immer noch reizvoll und interessant macht?

Bei der Beantwortung möchte ich gerne die Fragen 4, 5 und 6 als Komplex betrachten: Der oben genannte Prozess, der hier lediglich nur kurz angedeutet werden kann, zwingt auch zu ständigen Änderungen im Anforderungsprofil der zu absolvierenden Tätigkeiten. Arbeitsmechanismen, die dem Benutzer vor einigen Jahren noch relativ gute Dienste leisteten, erweisen sich jetzt bei der Bewältigung von komplexeren Aufgabenfeldern als hochgradig unfähig. Technische Hilfsmittel, von deren Verfügbarkeit man vor einiger Zeit noch träumte, wollen nunmehr in ihrer Anwendung beherrscht sein, um sie optimal nutzen zu können.

Sie sind gebürtiger Leipziger, haben jedoch viele Jahre in Helmstedt gearbeitet und sind jetzt wieder nach Leipzig zurückgekehrt. Wie kam es dazu und was hat sich dadurch für Sie verändert?

Eine adäquate Tätigkeit hatte ich bereits bei meinem letzten Arbeitsgeber – einem Leipziger Bauunternehmen – ausüben können. Dieser musste leider insolvent gehen. Es ist nicht einfach, nahtlos eine vergleichbare Stelle – dazu noch in der Heimatregion – zu finden. Zum Glück entdeckte ich ein Inserat der Invitel SU03 GmbH, die Agenten suchten. Ich wurde angenommen und habe diese abwechslungsreiche Tätigkeit sehr gern bis Anfang 2008 ausgeübt. Dann wurde betriebsintern eine Stelle in der Betriebswirtschaft ausgeschrieben. Meine Bewerbung war erfolgreich. Allerdings musste ich in Kauf nehmen, dass sich die zentrale Verwaltung in Helmstedt befand. Ich habe es akzeptiert, da ich meine jetzige Tätigkeit mit einer sehr großen Leidenschaft ausübe. Zusätzlich kommt die Überzeugung, dass ich dem Unternehmen in dieser Position einen noch größeren Nutzen erbringen kann. Zu der Tatsache, jahrelang seinen Arbeitsunterhalt jenseits seiner Heimatregion zu verdienen, möchte ich nur so viel sagen: Man benötigt einen langen Atem.

Durch die Größe und die Vielzahl an Standorten der Invitel Unternehmensgruppe ist ein Wechsel des Standortes innerhalb des Unternehmens erst möglich – und dies mit einer hohen Flexibilität und ohne große Schwierigkeiten in der Kommunikation. So konnte auch Gerd Weidenbruch in seine Heimat zurückkehren und ein Büro in einem unserer Standorte in der Leipziger Innenstadt beziehen.

Wie haben Sie die ersten Wochen an Ihrem neuen Standort in Leipzig empfunden? Was ist Ihnen dabei besonders aufgefallen?

Einfach nur Freude, dass ich jetzt wieder die Möglichkeit habe, an meinem Heimatort arbeiten zu können. Einen kleinen Wermutstropfen gibt es dann doch noch: Ich habe sehr gern mit meinen Kollegen in Helmstedt gearbeitet. Aber in dieser Hinsicht kann man auch von der modernen Technik profitieren: Durch Telefon und Mail ist kein Entfremdungsprozess zu spüren und es liegt an mir, dies auch nicht aufkommen zu lassen. Besonders gut hat mir gefallen, wie nett mich meine neuen Kollegen hier aufgenommen haben. In der freien Marktwirtschaft leider keine Selbstverständlichkeit. Da mein Arbeitsplatz in der der Innenstadt liegt, sind diverse Theaterbesuche unmittelbar nach der Arbeit vom Zeitfaktor ideal zu bewerkstelligen. Ein sehr kleiner – jedoch nicht unwichtiger – Aspekt, der mir sehr gut gefällt.

Was machen Sie in Ihrer Freizeit als Ausgleich zum Job?

Sehr viel lesen und dies im Sinne von Balzac, der sinngemäß äußerte: Es gibt Menschen, die benötigen das Buch wie das tägliche Brot. Aber zum Glück nicht nur das. Den größten Ausgleich erfahre ich bei der Gartenarbeit und durch gemeinsame Veranstaltungen mit der Familie. Gern gehe ich auch ins Gewandhaus, in die Oper oder in das Schauspielhaus meiner Heimatstadt.

Was würden Sie sich für die Zukunft in unserem Unternehmen wünschen?

Durch meinen persönlichen Werdegang in der Invitel Gruppe kann ich die Frage nur im Zusammenhang mit jener beantworten, was ich mir für das Unternehmen wünsche. Daher liegt mir zunächst das Wohlergehen des Unternehmens am Herzen. Mögen die hochgesteckten Ziele im gewünschten Zeitrahmen alle in Erfüllung gehen. Eine andere Herangehensweise kann ich mir auch schwer vorstellen. Haben doch gerade die schon oft erwähnten Wachstumsphasen mir erst ermöglicht, wieder ständig (!) in meinem Heimatort leben zu können. Für meine Person wünsche ich mir, all jene nicht zu enttäuschen, die sich auf mich verlassen und mir vertrauen. Ich möchte mich ständig weiter entwickeln. Dies in der täglichen Arbeit zu erfüllen, ist einer der wichtigsten Freiheiten, über die ich verfügen darf.

 

Über Uns

Die Invitel Unternehmensgruppe ist einer der führenden Anbieter für Prozess-Services in Deutschland. 15 Unternehmen in 3 Marken unter dem Dach der Invitel Unternehmensgruppe setzen je nach Aufgabenstellung individuelle Projekte für Unternehmenskunden im Netzwerk um.

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