Die Mitarbeiterbefragung – Gemeinsam besser werden

Gisela Hartmann, QM LeitungIm Oktober wurden alle Mitarbeiter aufgefordert, sich an einer Mitarbeiterbefragung zu beteiligen. Es galt ein paar Fragen zu beantworten, die sich rund um ihre Tätigkeiten hier bei uns und die Rahmenbedingungen dazu drehen. Wir haben die Bereichsleiterin des Qualitätsmanagements (QM) Gisela Hartmann gebeten, uns mal mit auf eine kleine Tour hinter die Kulissen einer solchen Befragung zu nehmen.

Warum führen wir eine Mitarbeiterbefragung durch? – Wir möchten besser werden! Mit der Unterstützung der Mitarbeiter wollen wir Stärken und Schwächen des Unternehmens besser erkennen und durch die Informationen aus erster Hand erfahren, wo aus ihrer Sicht die Stellschrauben zur Verbesserung liegen.

Um es einmal vorweg zu nehmen: Grundsätzlich ist die nachhaltige Optimierung bestehender Strukturen und Bedingungen ein langwieriger Prozess. Von einer Mitarbeiterbefragung über Nacht eine umfassende Neuordnung der Gegebenheiten zu erwarten, ist nicht realistisch. Dennoch ist die Teilnahme jedes einzelnen Mitarbeiters enorm wichtig, da sich aus der Summe aller einzelnen Sichtweisen ein nutzbares Meinungsbild ermitteln lässt.
Der wichtigste Schritt zur Optimierung bestand in der Überarbeitung der Mitarbeiterbefragung selbst, welche im vergangenen Oktober erstmals in ihrer neuen Form startete. Diese Überarbeitung hatte zwei zentrale Ursachen.

Der erste wesentliche Grund war die Komplexität der vielen Faktoren, die auf die Zufriedenheit Einfluss nehmen können. Zwar ist die Führung unbestritten ein besonders wichtiger Faktor für alle Mitarbeiter, doch auch das Arbeitsumfeld wirkt stets und ständig auf jeden einzelnen Mitarbeiter und muss entsprechend Eingang in solche Analysen finden. Dieses Umfeld erstreckt sich von der Arbeitsplatzausstattung über die Wahrnehmung des Betriebsklimas bis hin zu Einschätzungen der eigenen Arbeitstätigkeit.
Die zweite zentrale Ursache für die Überarbeitung der Mitarbeiterbefragung hat ihre Wurzeln im Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Seit 2013 fordert das Arbeitsschutzgesetz ausdrücklich die Berücksichtigung der psychischen Belastung im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung.  Bisher wurden potentiell gefährdende, psychische Belastungsfaktoren im Rahmen von Beobachtungen, Workshops und Begehungen ermittelt. Um ein noch umfassenderes Bild über diese möglichen Faktoren zu erhalten wurden Fragen dazu mit aufgenommen.

Die Themenkomplexe Mitarbeiterzufriedenheit und psychische Belastung haben somit den Rahmen für die inhaltliche Gestaltung der neuen Mitarbeiterbefragung abgesteckt. Doch dieser Rahmen ist weit und bietet Potential für unzählige Fragen. Zu viele Fragen, um den Mitarbeitern die vollständige Beantwortung abzuverlangen, zu detaillierte Fragen, um damit alle Mitarbeiter mit ihren unterschiedlichen Funktionen einheitlich anzusprechen. Entsprechend musste aus dem Pool potentieller Fragen eine überschaubare Auswahl getroffen werden, welche sich u.a. an Zuarbeiten durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit und an Mustern aus dem Bereich der Sozialforschung orientierte. Sicherlich gibt es Themen bzw. Fragen, die aus den genannten Notwendigkeiten keinen Eingang in die Befragung gefunden haben, die für einige Mitarbeiter aber von besonderer Bedeutung und Brisanz sind. Für diese Fälle wurde die Freitextmöglichkeit verstärkt eingebunden, um Ihrer Sicht und Ihren Hinweisen den nötigen Raum zu bieten.

Durch unsere Fachkraft für Arbeitssicherheit stand ein Tool zur Verfügung, welches uns in unserer Doppelfunktion QM/ Sicherheitsbeauftragter (SiB) zugänglich ist und eine Eingrenzung besonders relevanter Merkmale hinsichtlich des Arbeits- und Gesundheitsthemas der psychischen Belastung vorgab. Hinsichtlich der Mitarbeiterzufriedenheitsthematik sind auch Merkmalsabfragen eingeflossen, die durch den Geschäftsführer Herrn Rieck für frühere Befragungen vorgegeben wurden und welche in Roundtablegesprächen im Fokus stehen. Ebenso wurden Fragebögen Sozialwissenschaftlicher Institute gesichtet und auf die abgefragten Merkmale hin analysiert. Entsprechend bestand der potentielle Fragenpool aus einer Mischung von Zuarbeiten unseres Arbeits- und Gesundheitsschutzberaters, interner Fokusthemen der Geschäftsführung und sozialwissenschaftlichen Fragebogenvorlagen.

Im Rahmen der inhaltlichen Überarbeitung galt es auch, methodische Aspekte aus alten Befragungen zu übernehmen oder zu überarbeiten. Es gibt bekannte psychologische Phänomene, die idealerweise durch ein intelligentes Design der Befragung eingedämmt werden:

Formale Antworttendenzen:

  • Tendenz zur Mitte: Während frühere Befragungen 5-stufige Antwortskalen vorwiesen, fanden diesmal 6-stufige Skalen Anwendung, mit dem Hintergrund der Tendenz zur Mitte entgegen zu wirken und dem Mitarbeiter zumindest eine Zuordnung in den „eher positiven“ oder  „eher negativen“ Einschätzungsbereich abzuverlangen.
  • Positionseffekte: Es wurde darauf geachtet, dass von allgemeinen, nüchternen Fragen (Arbeitsumgebung) nach und nach zu emotionaleren Themenkomplexen (Führung und Motivation) übergegangen wird. Die Befragung wurde zwar wie beschrieben, inhaltlich erweitert und die Fragenanzahl wurde im Vergleich zu früheren Befragungen deutlich erhöht, dennoch wurde darauf geachtet, den Umfang möglichst überschaubar zu halten, um die Wahrscheinlichkeit von Ermüdungseffekten möglichst gering zu halten.

Inhaltliche Antworttendenzen/-verzerrungen:

  • Soziale Erwünschtheit: wie auch schon in älteren Befragungen wird versucht, der sozialen Erwünschtheit bei der Beantwortung der Fragen durch die Mitarbeiter mit Hilfe der Einhaltung absoluter Anonymität entgegenzuwirken. Es ist von grundlegender Bedeutung für die Befragung, dass die Mitarbeiter ehrlich antworten, deshalb ist es auch im Interesse des Unternehmens selbst, die Befragung anonym durchzuführen.
  • Vollständiger Antwortausfall: Auch hinsichtlich dieser Antwortverzerrung stellt die Anonymität eine wichtige Gegenkraft dar. Ein Mitarbeiter, insbesondere mit einer kritischeren Meinung, wird mit höherer Wahrscheinlichkeit an einer Befragung teilnehmen, die anonym durchgeführt ist und seine kritische Position in der Befragung widergeben. Zusätzlich wurden bei dieser Befragung wiederholt in zum Ende kürzer werdenden Abständen Erinnerungsmails an die Führungskräfte geschickt mit „Rückmeldungs-zwischenständen“. So konnten die Führungskräfte einschätzen wie viel „Antwortpotential“ noch an ihrem Standort/in ihrem Team Bereich ist, um die Mitarbeiter immer wieder zur Teilnahme zu motivieren.
  • Partieller Antwortausfall: Dass nur teilweise Fragen beantwortet werden und andere übersprungen werden, wurde technisch unterbunden, indem alle Fragen als Pflichtangaben klassifiziert wurden.

So eine Befragung ist durchaus ein größeres Projekt, auch wenn sie im Vergleich weniger umfangreich ist als andere. Als Einzelkämpfer kommt man hier nicht ans Ziel, es brauchte Unterstützung. Bei früheren Durchführungen von Mitarbeiterbefragungen teilten sich QM und IT die Aufgaben. Um aber die Effizienz zu erhöhen und während der doch recht kurzen Laufzeit u.a. kurze Kommunikationswege gewährleisten zu können, wurde die Befragung so angelegt, dass QM sowohl inhaltlich als auch bei der Datenerhebung und –verarbeitung der federführende Bereich war. Entsprechend mussten bspw. Skills wie der Umgang mit dem Befragungstool aufgebaut werden. Von Vorteil war die bereits angesprochene Doppelfunktion QM/SiB, da so bereits Kenntnisse zu den Themen Gefährdungsbeurteilung, Psychische Belastung, Arbeits- und Gesundheitsschutz gegeben waren. Die Kenntnisse zur Erhebung, also zur Befragung als Methode empirischer Sozialwissenschaft, waren durch Studienhintergründe im QM-Bereich vorhanden. Dennoch gab es To-Dos im Zusammenhang mit der Mitarbeiterbefragung, bei denen auf die hausinternen Experten zurückgegriffen wurde. Die Unternehmenskommunikation hat bei der Formulierung des SharePoint-Eintrags und des Starttextes der Befragung unterstützt, und IT war bspw. für den sicheren Online-Zugang zur Befragung zuständig, bei der Installation des Befragungstools, der Bereitstellung des notwendigen Speicherplatzes und der Erstellung des Links zur Befragung. Die Datenhoheit, von der Implementierung der Befragung in das Erhebungstool über das Abrufen der erhobenen Daten bis hin zu deren Aufbereitung zu auswertbaren Tabellen und Diagrammen auf Team-, Bereichs-, Standort-, Unternehmensebene, inkl. der Übermittlung an die Standort-/Bereichsleiter  lag allein im QM-Bereich.

Wir freuen uns, dass im Oktober 1034 Mitarbeiter der Invitel-Unternehmensgruppe der Bitte, ihre Meinung und ihre Sicht mit uns zu teilen, nachgekommen sind. Das entspricht einem Anteil von 56,4% der gesamten Belegschaft. Es sind somit schon zahlreiche Informationen und Hinweise eingegangen, die wir nutzen können, um weitere Optimierungsprozesse anzuschieben.

Aktuell befinden wir uns mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung in der Analyse- und ersten Auswertungsphase mit den Standortleitern. Natürlich werden auch die Mitarbeiter selbst über die Ergebnisse durch ihre Führungskraft informiert. 

In diesem Sinne: nach der Mitarbeiterbefragung ist vor der Mitarbeiterbefragung und wir freuen uns über jede Teilnahme!

Über Uns

Die Invitel Unternehmensgruppe ist einer der führenden Anbieter für Prozess-Services in Deutschland. 15 Unternehmen in 3 Marken unter dem Dach der Invitel Unternehmensgruppe setzen je nach Aufgabenstellung individuelle Projekte für Unternehmenskunden im Netzwerk um.

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