Mehr als nur Schulung – Ein Blick hinter die Kulissen des Trainings

sarah-balzerDer Trainingsbereich ist vermutlich jedem aus der Invitel Unternehmensgruppe ein Begriff, unsere Trainer kennt bestimmt jeder Mitarbeiter. Sie reisen von Standort zu Standort, bilden aus, schulen oder begleiten. Aber was genau steckt alles dahinter, damit das funktioniert?
Sarah Balzer, Auszubildende „Kauffrau für Büromanagement“, gibt uns heute einen Einblick in den Trainingsbereich und die Aufgaben die, neben Schulungen und Coachings, zum Alltag der Trainer gehören: Was alles organisiert und geplant werden muss, um neue Mitarbeiter erfolgreich zu schulen und was zusätzlich zu den zahlreichen Aufgaben eines Mitarbeiters im Trainingsbereich gehört.
Sarah geht mit uns Schritt für Schritt die Aufgaben durch.

Wir starten mit der Planung und Organisation der Schulungen.
Am Anfang steht die Bedarfsmeldung, also die Information aus den Projekten, wie viele neue Mitarbeiter benötigt und vermutlich bald eingestellt werden. Diese Meldung ist die Basis für unsere Quartalsplanung, anhand derer wir die einzelnen Schulungen an den verschiedenen Standorten planen.
Steht diese Planung, wird sie an alle wichtigen Schnittstellen verschickt. Dazu gehören die Rekrutierung, die Zentrale Planung und Steuerung sowie die Standort- und Projektleiter.
Die Rekrutierung informiert die Bewerber und die Standorte können die Schulungsleiter stellen. Schulungsleiter sind Mitarbeiter aus dem Betrieb, die ergänzend zu unseren Trainern eine Schulung übernehmen.
Bevor wir zum nächsten Schritt kommen, ist es erforderlich, sich mit den Standorten abzusprechen. Welche Schulung wird von welchem Schulungsleiter (auch Multiplikator genannt) übernommen? Wie sind die Schulungszeiten? Wo findet die Schulung statt?  Wer führt den Kennenlerntag durch? Der Kennenlerntag ist der wichtige erste Tag einer Schulung. Die Mitarbeiter lernen ihre Schulungsgruppe und ihren Teamleiter kennen, werden durch den Standort geführt und erhalten die Datenschutz- und Arbeitsschutzunterweisung. Der Austausch mit den Standortleitern und deren Assistenten ist also enorm wichtig für uns. Bei Projekten, die neu sind oder nicht regelmäßig geschult werden, benötigen wir einen genauen Ablaufplan, in dem die einzelnen Schulungsinhalte aufgeführt sind. Dieser Ablaufplan und die oben genannten Informationen vom Standort sind die Grundlage für die Erstellung des Schulungsplanes für den einzelnen Mitarbeiter.

Der Schulungsplan markiert den Übergang zum nächsten Schritt. Er wird vor dem Start der Schulung erstellt und dem neuen Mitarbeiter am Kennenlerntag ausgehändigt. Dieser Schulungsplan wird spätestens einen Tag vor Start zusammen mit der Teilnehmerliste an den jeweiligen Standort, an die Planung und Steuerung und an den Schulungsleiter verschickt. Bis spätestens dahin sollten wir auch eine Anforderung für die Lerneinheiten in der ILSE erhalten haben. Die ILSE ist unsere Interaktive Lern- und Schulungseinheit, unser sogenannter „virtueller Trainerkollege“. Dort gibt es eine Vielzahl an E-Learning-Einheiten und Online Trainings, die für unsere Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Die Anforderung muss vom Standort- oder Projektleiter gestellt werden. Wir benötigen sie, um in der ILSE eine neue Zielgruppe anzulegen und dem Schulungsleiter und den Teilnehmern die angeforderten Lerneinheiten zuzuweisen.

Wird die Schulung durch einen unserer Trainer durchgeführt, buchen wir das Hotel, die Fahrkarten oder ein Poolfahrzeug – womit wir beim nächsten Schritt sind. Wir versuchen für unsere derzeit 13 Trainer das Reisen so angenehm wie möglich zu gestalten. Der eine fährt lieber mit dem Auto, der andere reist lieber mit der Bahn. Wir müssen dennoch auf die Wirtschaftlichkeit achten und können nicht immer alle Wünsche erfüllen.
Während der Schulung schicken uns die Schulungsleiter die täglichen Schulungszeiten. Da die Schulungszeiten zur Arbeitszeit der neuen Mitarbeiter zählen, kontrollieren wir diese. Es ist darauf zu achten, dass die Teilnehmer während der Schulungszeit keine unnötigen Minusstunden aufbauen.

Kommen wir zum nächsten und letzten Schritt, der Nachbereitung.
In jeder Schulung werden Teilnehmerlisten und Seminarbewertungen ausgefüllt. Diese Unterlagen werden uns im Anschluss zur Verfügung gestellt. Wir erfassen anhand dieser Listen die Schulungsteilnehmer in unserer Schulungsdatenbank. Dieses Vorgehen dient dem Abgleich gemeldete Teilnehmer vs. neu geschulte Mitarbeiter im Projekt im Anschluss an die Schulungsphase. Wir scannen die Unterlagen ein und legen sie auch in Papierform entsprechend ab. Dieser Schritt dient der reinen Dokumentation. Die Seminarbewertungen werden auf Unstimmigkeiten kontrolliert. Zur Nachbereitung gehört auch die Erstellung einer Teilnahmebestätigung, die der Mitarbeiter erhält.
Da alle Mitarbeiter bestimmte Lerneinheiten (z.B. Datenschutz oder Kommunikation Grundmodule) während der Schulung absolvieren sollten, ziehen wir nach jeder Schulung eine Auswertung aus der ILSE. Anhand dieser können wir sehen, welche Lerneinheiten wirklich absolviert wurden. Auf Anforderung der Führungskräfte stellen wir ihnen die Auswertungen zur Verfügung.

Dies sind grundlegende administrative Aufgaben, die hinter der Planung und Organisation von Schulungen stecken. Hinter dem Trainingsbereich allgemein steckt aber noch einiges mehr:

  • Wir planen neben den Schulungen für Mitarbeiter auch die Ausbildung der Führungskräfte und PowerUser/fachlichen Ansprechpartner (FAP). Wir organisieren die Termine nach den Ausbildungskonzepten. Viele Listen, eine beachtliche Übersicht über Teilnehmer, Termine und Themen in einer umfangreichen Datenbank gehören zu unserem täglichen Doing.
  • Bei Ausbildungen, die im Anschluss eine Prüfung beinhalten, erstellen wir ein Zertifikat.
  • Wir terminieren und organisieren Begleitungen der Power User/FAP oder Teamleiter durch unsere Trainer.
  • Wir legen Anforderungen von Lerneinheiten für Bestandsmitarbeiter oder Webinaren in der ILSE an.
  • Wir versorgen die Trainer mit Schulungsmaterialien.
  • Wir sind Ansprechpartner, wenn es darum geht Präsentationen, Schulungsunterlagen, Ausbildungskonzepte usw. zu erstellen oder „aufzuhübschen“.
  • Finden Termine wie Besprechungen oder Ausbildungsmodule bei uns in Helmstedt statt, sind wir für die Bewirtung zuständig.
  • Wir kontrollieren die Reisekosten aller Trainer, erfassen Krankmeldungen, melden unsere Trainer zu Weiterbildungen oder Trainer Checks an
  • und vieles mehr…

Als Assistenzen des Trainingsbereiches sind wir Organisationstalente, die immer flexibel auf Änderungen oder Herausforderungen reagieren.
Dazu  haben wir immer ein offenes Ohr für unsere Trainer und versuchen sie mit unserer Arbeit so gut es geht zu unterstützen. Wir sind die kleine „Trainerfamilie“.
Wir sind manchmal Wochen oder Monate lang Kilometer weit von ein andere entfernt. Wir haben täglich Kontakt und freuen uns auf jedes Wiedersehen.

Wir hoffen der Blick hinter die Kulissen ist uns gelungen und es ist deutlich geworden, dass zum Trainingsbereich mehr gehört, als die reine Vermittlung von Wissen. In unserem Bereich wird es nie langweilig. Es gibt immer wieder Änderungen und neue Projekte, die neue Aufgaben mit sich bringen. Anders kennen wir es nicht und anders würden wir es uns auch nicht wünschen!

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Die Invitel Unternehmensgruppe ist einer der führenden Anbieter für Prozess-Services in Deutschland. 15 Unternehmen in 3 Marken unter dem Dach der Invitel Unternehmensgruppe setzen je nach Aufgabenstellung individuelle Projekte für Unternehmenskunden im Netzwerk um.

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