Unternehmensplanung und Controlling – der Lotse an Bord

Der Ende letzten Jahres neu entstandene Bereich „Unternehmensplanung & Controlling“ wird von Fabian Kinkeldey geleitet. Er ist bereits seit mehreren Jahren in der Invitel Unternehmensgruppe, unter anderem als rechte Hand der Geschäftsführung Operative sowie als Interims-Standortleitung in Helmstedt. Nun verantwortet er vom Standort Leipzig aus das Geschehen dieses Bereiches. In unserem Blogbeitrag erklärt er uns, was genau sein Aufgabenfeld alles beinhaltet.

Seit dem 01. Oktober 2016 gibt es einen neuen Bereich im Unternehmen: „Unternehmensplanung und Controlling“. Nur weshalb wurde dieser Bereich jetzt eingeführt? Pläne bzw. Unternehmenspläne mussten doch bereits seit Jahren und Jahrzehnten erstellt werden. Und Controlling? Wer oder was soll denn in welcher Form kontrolliert werden? Haben wir in unserer Unternehmenswelt nicht bereits genug Kennzahlen gehabt, die uns Tag für Tag in unserer Arbeit begleiten?
Um hier einmal etwas Aufklärungsarbeit zu betreiben, möchte ich mit dem folgenden Bericht einen kleinen Einblick geben, wer oder was das ist – dieses „Unternehmensplanung und Controlling“.

Der Bereich „Unternehmensplanung“ umfasst alle Themengebiete der Planung innerhalb des Unternehmens. Hierzu gehören die kurz-, mittel- und langfristige Planung.

Die kurzfristige Planung (WIRD-Planung) befasst sich mit der Hochrechnung und Prognose der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auf Monatsbasis über die nächsten drei Monate. Hierüber wird in drei Schritten betrachtet, ob das, was wir aktuell mit unserer Performance erarbeiten (wollen), auch wirtschaftlich sinnvoll ist.

1. Für jedes Projekt wird unter bestimmten Annahmen ein Zielumsatz auf Basis aller bekannten Informationen ermittelt. Aktuelle Informationen der Auftraggeber fließen ein, die z.B. Auswirkungen auf die Forecastbereitstellung haben, aber auch interne Anpassungen, wie z.B. die Produktionsaufnahme einer neuen Schulungsgruppe in einem Projekt.
2. Diesem Zielumsatz wird eine Hochrechnung der Personalkosten gegenüber gestellt, die wir in den nächsten drei Monaten aufwenden werden, um die Arbeit zu verrichten. Themen wie die Bereitstellung von mehr Personal durch einen Saisonaufbau werden hier mit abgebildet.
3. Als dritte Komponente werden die sonstigen betrieblichen Aufwendungen betrachtet. Dies ist der stabilste Teilbereich, da hier die Fixkosten des Unternehmens, wie z.B. die Mietkosten für jede unserer Gesellschaften, betrachtet werden und diese wenig schwanken.

Diese drei Komponenten werden monatlich für die nächsten drei Monate betrachtet und es wird ermittelt, ob das Unternehmen in jedem dieser Monate wirtschaftlich sinnvoll handelt. So kann es sein, dass in einem Monat zu wenig Umsatz für zu hohe Personalkosten erzielt werden. Ist dies der Fall, muss die Geschäftsführung gegebenenfalls handeln und Gegenmaßnahmen, wie z.B. Überstundenabbau, einleiten.

Auf mittelfristiger Planungsebene werden verschiedene Szenarien kalkuliert und mit Blick auf deren Auswirkungen auf den wirtschaftlichen Gesamtplan betrachtet. Dort beschäftigt man sich z.B. mit solchen Fragen wie der wirtschaftlichen Auswirkungen bei Einführung eines Überstundenvergütungszuschlags.

Die langfristige Planungsebene beschreibt die wirtschaftliche Unternehmensplanung der nächsten drei Jahre. Hier werden analog zur kurzfristigen Planung die drei Komponenten Umsatz, Personalkosten und sonstige betriebliche Aufwendungen hochgerechnet und geplant – allerdings noch versehen mit solchen Sondereinflüssen wie einer Lohnerhöhung und Standortneubildungen. Diese Planung ist elementar für das Unternehmen, denn sie wird nicht nur zur internen Steuerung des Unternehmens genutzt. Sie ist auch die Grundlage für Gespräche mit unseren externen Partnern, wie z.B. Bank- und Kreditinstitute, so dass diese auf Grundlage unserer Planung die Zusammenarbeit bewerten können.

Bis zur Einführung des Bereiches „Unternehmensplanung und Controlling“ hat die Planung die Geschäftsführung der Operativen in Zusammenarbeit mit unserer Betriebswirtschaft erstellt. Da die Anforderungen und Zusammenhänge aber stetig an Komplexität gewonnen haben, kann dieser wichtige Bereich nicht mehr als Teilaufgabe der Geschäftsführung angesehen werden, sondern es musste die Entscheidung getroffen werden, dass sich damit ein eigener Bereich beschäftigen muss.

Damit wäre vom Bereich „Unternehmensplanung und Controlling“ die Unternehmensplanung kurz dargestellt. Weshalb aber nun auch noch „Controlling“? Wir sind ein kennzahlengesteuertes Unternehmen und jeden von uns umgeben Tag für Tag Kennzahlen, die er kennen und erreichen soll. Dies hat natürlich den Grund, durch Erreichung der Kennzahlen die Wirtschaftlichkeit in jedem Projekt und jedem Standort zu gewährleisten und somit das Unternehmen insgesamt erfolgreich zu gestalten. Denn nur wenn das Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich ist, können alle Teilnehmer des Unternehmens davon profitieren. Der Bereich „Controlling“ ist nun dafür zuständig, die Performance der einzelnen Projekte und Standorte auf Wirtschaftlichkeit zu messen und zu betrachten. Werden hierbei signifikante Abweichungen zum eigentlichen SOLL festgestellt, so nimmt der Bereich im ersten Schritt Kontakt mit der operativen Leitung vor Ort auf, ermittelt eine Abweichungsbegründung und lässt sich Gegenmaßnahmen aufzeigen. Führen diese Gegenmaßnahmen nicht zum kurzfristigen Erfolg oder die Unternehmensziele werden stark bedroht, so schaltet das Controlling die Geschäftsführung ein, damit diese ihren Fokus darauf legen kann. Durch diese Handlungsweise kann das Controlling als Lotse des Unternehmens angesehen werden. Stellt das Controlling eine Auffälligkeit in der Performance eines Standorts fest, so versucht man dieses Problem in Zusammenarbeit mit der Crew (Operativen) kurzfristig zu lösen. Wird keine kurzfristige Problemlösung gefunden, so muss der Kapitän auf der Brücke (Geschäftsführung) informiert werden, so dass das Schiff (Unternehmen) weiter in den sicheren Hafen geleitet werden kann. Die sichere Hafenankunft ist dabei ja das Ziel von uns allen.