Jahresplanung – mehr als eine Glaskugel

Florian Rezniczek, seines Zeichens Bereichsleiter Betriebswirtschaft, gibt uns einen kleinen Einblick in das Thema Jahresplanung und die mit der Erstellung verbundenen Herausforderungen, welchen sich er und seine Mitarbeiter immer wieder gegenübergestellt sehen …

Um eine langfristige Vision für ein Unternehmen erfolgreich umzusetzen, ist die Jahresplanung eines der wichtigsten Instrumente auf dem Weg dorthin. Sie zwingt das Unternehmen, die nächsten notwendigen Schritte zur Realisierung dieser Vision zu bestimmen. Ein Unternehmen ohne Vision kann sich die Jahresplanung sparen bzw. sollte erst einmal mit der Bestimmung der Vision beginnen, da andernfalls ein zielloses Planen zu befürchten ist. Wozu sollten Sie mit der Planung der Kellergröße beginnen, wenn Sie nicht wissen, ob Sie ein Einfamilienhaus, ein Hochhaus oder doch nur ein Gartenhaus bauen wollen? Ohne Planung wird aber auch das Erreichen der Vision zum Glücksspiel und führt in der heutigen Geschäftswelt mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Scheitern. Die Führung der Invitel Unternehmensgruppe verfolgt eine klare Vision – der Umsatz der Invitel Unternehmensgruppe soll bis 2020 die magische Grenze der 100 Millionen erreichen & wir wollen Benchmarkführer beim Thema Sales werden – und deshalb ist es zwingend erforderlich, eine Jahresplanung aufzustellen, um das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Diese muss realistisch sein, um zu motivieren, zu begeistern und anzuspornen, die Ziele gemeinsam zu erreichen.

„Lieber eine Woche nachgedacht, als ein Leben lang hart gearbeitet!“ (Unbekannt) – Diese Weisheit sollte dabei durchaus berücksichtigt werden.

Damit eine Jahresplanung zuverlässige Zahlen und ein realistisches Bild der Zukunft skizziert, müssen verschiedene Faktoren und Parameter beachtet werden. Neben der Vision des Unternehmers und der Vorgaben der Geschäftsleitung ist die gesamtwirtschaftliche Situation auf den Märkten zu berücksichtigen. Das beginnt mit der Planung der Umsatzerlöse, geht weiter über die Personalkosten, zu den betrieblichen Aufwendungen und endet bei der Planung von Zinsen und Steuern. Jede Position ist einzeln, aber auch im Zusammenspiel mit den anderen Faktoren zu bedenken. Der prognostizierte Umsatz kann jedoch noch so schön sein – wenn der Markt die Umsätze nicht bereitstellt oder das benötigte Personal nicht zur Verfügung steht, dann wird das Umsatzziel nicht erreicht werden können. Und selbst wenn diese Faktoren passen, so müssen die anderen Parameter, wie z.B. benötigte Bürofläche und Arbeitsplätze, ebenso rechtzeitig bereitgestellt werden können.

Neben der finanziellen Planung sind für alle Faktoren die nötigen Schritte zu definieren und zu planen, unter der Prognose der Wahrscheinlichkeit. Je weiter man in die Zukunft schaut, umso größer werden die Variablen. Beispielsweise kann nur schwer abgeschätzt werden, wie schnell manch technische Fortschritte vorangetrieben werden und einen Einfluss auf das eigene Geschäftsmodell entwickeln. Das Internet ist erst seit circa 20 Jahren für jedermann verfügbar und die technischen Entwicklungen um dieses Medium herum haben sich in dieser Zeit überschlagen. Auch die zukünftigen Anforderungen von Auftraggebern können nur schwer eingeschätzt werden, je länger der Prognosezeitraum ist. Dennoch ist es für die Erreichung der langfristigen Visionen wichtig, nicht nur ein Jahr zu betrachten, sondern auch darüber hinaus. Je nach Schnelllebigkeit des Marktes und der Branche sind Planungen zwischen drei und fünf Jahren sinnvoll. Die Vision ist an diesen Zeitraum nicht gebunden, sondern kann auch weitaus größere Zeiträume umfassen.

Märkte, Branchen und weitere Faktoren können sich im Laufe der Zeit zwar ändern, aber sie müssen dennoch Eingang in die langfristige Planung finden. So kann verhindert werden, dass allzu kurzfristige Entscheidungen die Realisierung der Vision verhindern. Deshalb ist es wichtig, eine mehrjährige Planung durchzuführen, trotz der Möglichkeit der Veränderungen in den verschiedenen Bereichen. Das Aufstellen der Jahresplanung ist aber nur der Anfang für die Erreichung der Vision und Ziele. Im Laufe des Jahres muss der Plan mit der aktuellen Situation verglichen werden. Sollten es zu Plan- und Ist-Abweichungen kommen, so müssen die Ursachen ergründet und analysiert werden. Nur so können Maßnahmen ergriffen werden, um wieder „auf Kurs zu kommen“. Sollten interne und externe Faktoren die Umsetzung des Plans aber unmöglich machen, so muss dieser überarbeitet und an die neue Situation angepasst werden. Sturheit ist in dieser Situation nicht angebracht. Am Ende einer Planungsperiode muss eine Rückschau erfolgen, um Ergebnisse und Erkenntnisse aus der Vergangenheit für die Zukunft nutzbar zu machen.

Die Planung wird bei uns in erster Linie als Zusammenspiel von den Bereichen Betriebswirtschaft, Controlling und dem Geschäftsführer der Operative durchgeführt, die sich wiederum mit anderen Abteilungen abstimmen. Die Ausgangsfrage lautet immer: Welches Ziel soll verfolgt werden? Dazu werden Erfahrungswerte aus der Vergangenheit herangezogen. Hierbei wird untersucht, ob zukünftige Ziele auch wirklich realistisch sind und welche Stellhebel wir haben, um sie zu erreichen.

Es spielt tatsächlich eine wichtige Rolle, was wir aus Erfahrungen lernen konnten. Mitunter werden Fehler gemacht, die uns aber für die Zukunft helfen, besser vorbereitet zu sein und die Wiederholung der Fehler zu vermeiden. Wenn wir z.B. einen neuen Standort eröffnen wollen, dann wissen wir aus der Vergangenheit, was es ungefähr kosten wird und welche Probleme einkalkuliert werden müssen. So profitieren wir in jedem Jahr erneut von einem guten Zusammenspiel und zahlreichen Erfahrungswerten.