Über den Aufbau unserer MicroUnits gab es ja auch an dieser Stelle im Blog schon das eine oder andere zu lesen, z. B. über die strategischen Hintergründe oder die Umsetzung. Heute möchten wir den Blick auf einen unserer Bereiche lenken, ohne den der Betrieb der MicroUnits undenkbar wäre und der einen riesengroßen Beitrag dazu geleistet hat, dass die Menschen vor Ort arbeiten können: Unsere IT. Dazu unterhalten wir uns heute mit Patrick Hobauer, dem Leiter IT Client Systeme, der beim Aufbau der MicroUnits die Verantwortung dafür trug, dass die neuen Standorte auch über die IT-Strukturen verfügen, die sie für qualitativ hochwertigen Service benötigen.
Hallo Patrick, bitte erzähl uns doch zuerst einmal kurz ein paar Worte zu dir persönlich und wie du zu uns gekommen bist.
Okay, klar. Ich bin 38 Jahre und lebe in Braunschweig. Hier habe ich auch Wirtschaftsinformatik studiert. Ich habe damals parallel dazu damit angefangen, bei Simon & Focken zu arbeiten. Das war anfangs ein ganz normaler Nebenjob als Agent, im Jahr 2001. Nach und nach kam es dazu, dass ich begann, Entwicklungsaufgaben zu übernehmen und ab 2007 habe ich dann nur noch in der IT gearbeitet. Vier Jahre später habe ich gemeinsam mit einem Kollegen die Leitung des Bereichs übernommen. Dann kam die Übernahme und der Beginn der Invitel Unternehmensgruppe, mit der sich wieder vieles änderte. Nun bin ich Leiter IT Clientsysteme.
Wie kam es dazu, dass du die Aufgabe übernommen hast, die IT der MicroUnits aufzubauen?
Ich verfüge unterdessen über einiges an Erfahrung darin, einen Standortaufbau IT-seitig zu begleiten, die Unternehmensgruppe ist in den letzten fünf Jahren ja bedeutend gewachsen. Das macht mir Spaß. Allerdings neun auf einmal aufzubauen, eigentlich zehn, den Standort Hamm hinzugerechnet, hat den Grad der Herausforderung durchaus noch einmal massiv angehoben. Rechnet man noch den Umzug des Standortes Bielefeld hinzu, was ja im Prinzip einem Neuaufbau von den organisatorischen Anforderungen her ähnelt, dann sind wir sogar schon bei elf.
Was bedeutet das konkret, was muss dafür getan werden?
Einer der ersten und wichtigsten Schritte ist es, die Anbindung zu planen und zu beauftragen. Wir benötigen eine extrem leistungsstarke Telefon- und Internetanbindung, damit unsere Mitarbeiter hochwertigen Kundenservice erbringen können. Große Datenmengen, wenig Zeit … die Voraussetzungen dafür sind nicht überall gegeben. Allein die Überprüfung, welche Art von Leitungen und damit vom Potenzial der Anbindung anliegen, kann mehrere Wochen dauern. Sie beinhaltet die Schätzung der Kapazitäten, die realisiert werden können, und ob vielleicht sogar noch Kabel gelegt werden müssen. Oft landen wir bei einem der größten Telekommunikationsanbieter Deutschlands. In Weimar und Mühlhausen aber haben wir beispielsweise auch regionale Anbieter im Boot. In dieser Phase bin ich also wirklich viel am Telefon. Gut, das wird eigentlich auch nicht mehr weniger, nur die Themen werden breiter (lacht). Nach der Beauftragung versuche ich dann meistens, das ganze Prozedere beim Anbieter ein wenig zu beschleunigen, damit wir all unsere Zeitpläne einhalten könne. Das ist unterschiedlich erfolgreich, je nachdem, ob Bauzeiten einzubeziehen sind oder ein Kabel nur angeklemmt werden muss.
Mit wem telefonierst du denn außerdem auch noch so viel?
Ich muss ja auf der anderen Seite auch dafür sorgen, dass die Voraussetzungen auf unserer Seite alle geschaffen werden. Das geht dann in Zusammenarbeit mit einer pfiffigen Beschaffung. Da ist also extrem viel Kommunikation vonnöten. Hinzu kommen dann gefühlt tausende Dienstleister, die koordiniert werden müssen. Diese liefern beispielsweise nur bis zum Hausanschlussraum. Wenn zusätzlich Kabel verlegt werden müssen, kommt der Elektriker ins Spiel. Wieder andere kommen, um Kabel zusammen zu stecken oder zu schweißen und so weiter … Soweit die Theorie.
Und die Praxis?
Da waren eigentlich immer zu wenige Handwerker verfügbar, was zu Verzögerungen führte, die dann an anderer, vielleicht flexiblerer Stelle wieder aufgefangen werden mussten. Die Praxis zeigte auch, dass immer noch ein Gespräch mehr notwendig ist, als gedacht – zum Beispiel mit dem Vermieter, wenn es um die Menge der technischen Geräte im Hausanschlussraum geht. Dazu muss gesagt werden, dass in den kleineren Gebäuden an den MicroUnit-Standorten eben einfach auch andere Rahmenbedingungen herrschen als in einem großen, auf Gewerbe angelegten Komplex.
Gab es so etwas wie „Business as usual“, also konnte auch aus bewährten Routinen geschöpft werden?
Ja, bedingt, ich kannte ja das Prozedere, und ich wusste, was die Dienstleister von uns brauchen, um arbeiten zu können. Waren soweit alle Voraussetzungen geschaffen, dann bauten wir unsere eigene Technik auf und arbeiteten auf den Schulungsstart hin: Die Server mussten stehen, Möbellieferungen terminiert werden, Hardware angeschlossen und zum Laufen gebracht werden. Es blieb schon manchmal nur ein Tag oder ein Wochenende, um die Rechner hinzustellen – es galt, die harte Deadline aus der Operativen in jedem Fall einzuhalten. Das ist ja eine große Verantwortung, denn daran sind viele Folgeprozesse geknüpft für das Personalwesen, die Planung und Steuerung, das Training … Unter Umständen muss dann eben auch mal improvisiert werden. Wenn ich so darüber nachdenke, ist Improvisation ein wichtiger Teil unserer Routine (lacht), wir haben es immer geschafft!
Das hast du aber nicht alles allein gemacht…?!
Natürlich nicht, viele Kollegen waren überdurchschnittlich viel im Einsatz, um alles zum Laufen zu bekommen. Sie sind die sprichwörtliche „extra Meile“ gegangen und ohne Rücksicht auf Kilometer oder Uhrzeit präsent gewesen – dafür noch einmal auch einen Dank von mir! Denn parallel dazu musste ja auch der Betrieb an den laufenden Standorten in Gang gehalten werden, die Hotline für Störungen durfte auch nicht spürbar geschwächt werden. Es gab viele Bälle, die in der Luft gehalten werden mussten.
Was waren wichtige Lerneffekte für dich?
Ich weiß jetzt, dass ich es schaffe, pro Woche 2-2,5 Tausend km zu fahren und 50-80 Telefonate am Tag zu führen. Und ich habe gelernt, dass ich nichts für selbstverständlich halten darf in so komplexen Prozessen. Ich habe im Nachgang eine Checkliste aufgebaut, die vor allem auch die gegenseitigen Abhängigkeiten visualisiert – was passiert oder nicht passiert, wenn X seine/ihre Arbeit nicht rechtzeitig erledigt, und so weiter. Es braucht viel Kommunikation und doch auch viel Kontrolle.
Und nun, da die MicroUnits laufen – ist dir jetzt langweilig?
(Lacht) Nein, ein bisschen Kleinkram ist noch zu erledigen. Und es gibt immer schon das nächste Projekt, was hinter der nächsten Ecke lauert!
